ciao Jenk,
guarda, anche se so che la tua precisazione è chiara e serena, a scanso di qualsiasi potenziale equivoco vorrei fare qualche precisazione. non è assolutamente intezione mia nè criticare nè tantomeno sottovalutare un'organizzazione complessa come quella di un evento di questo tipo. anzi, penso che non ci siano mai apprezzamenti sufficienti per chi spontaneamente, gratuitamente e con infiniti sforzi e volontà si cimenta in avventure (perchè di questo si tratta, nel vero senso della parola, con tutte le incognite, imprevisti che questo comporta) come questa. e per rispondere alla tua domanda, beh si, mi ritrovo ad organizzare sia incontri di lavoro che devono combinare persone ed esigenze diverse (ma questo è un altro discorso) sia raduni a scopo di hobby/sport, anche se in un altro campo da quello motociclistico. ho visto anche io sforzi di un anno, con attenzione ai minimi dettagli (richieste a fondazioni bancarie per avere un tendone in caso di pioggia, il tizio che venga a vendere panini e birre in posti poco consoni, autorizzazioni che non sai se arrivino o meno, rischi assicurativi che non sai se copriranno etc.) con impegni economici anche notevoli sia per l'associazione sia di tasca propria, per poi vedere pochi partecipanti e tanti espertoni che dicono la loro su come si sarebbe potuto fare, migliorare e saccentemente criticare l'evento prima, durante e dopo. quindi non ho proprio intenzione di criticare quanto si sta mettendo in piedi, anzi, ho piacere nel vedere che si sta costruendo qualcosa e mi dispiace di non riuscire a contribuire. infatti nello scrivere il commento di cui sopra avevo (e ho) il timore di esser percepito come il saccentone che suggerisce/critica senza sapere. quindi se quella scelta è stata fatta va benissimo così. così come è comprensibilissimo che non sia possibile accettare prenotazioni così vicine alla scadenza. ciò detto, avevo piacere di condividere la mia esperienza nel complicatissimo mondo dell'organizzare e combinare esigenze diverse. non so quante volte abbiamo cambiato data pur di avere delle persone del gruppo in più (che non a caso criticavano data, luogo etc.) per poi non vederle venire comunque (allora non era questione di data...mavaf...) etc etc.
quindi non ci sono strategie migliori o peggiori, ognuna porta i suoi pro e contro.
anche noi avevamo provato con l'indicare una data univoca. questa scelta ha sicuramente dei vantaggi: "forza" i vari soggetti a scegliere, quindi a controllare meglio la propria disponibilità, toglie alibi da chi invece ha segnato più date etc. quindi va sicuramente bene
invece per "sondare" il numero stimato di partecipanti (sempre in termini di range, ovviamente) la scelta multipla ha più possibilità di fornire una stima, soprattutto agli stati iniziali. ovviamente nei passaggi successivi è fondamentale mettere vincoli, anche economici (caparra) il più stringenti possibili e via via arrivare al (si spera) numero finale di partecipanti.
ma boh, come detto sopra, non ci sono metodi migliori o peggiori, organizzare un evento rimane un'impresa titanica e che merita rispetto nei confronti di chi si impegna ad organizzarla e questo rispetto si può e si deve manifestare in diversi modi, tra cui appunto la correttezza a mantenere l'impegno preso da parte dei partecipanti.
ops, sono stato prolisso? sono andato otttii??' ho l'attenuante del fuso orario? ho la testa che mi scoppia e non so bene che rimedio prendere....